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让“沉睡”的档案“复活”,走近黄石公安“兰台人” 全球速讯

2023-06-11 13:41:54来源:极目新闻

极目新闻记者 梁传松


(资料图)

通讯员 熊静怡

6月9日是“国际档案日”。在我国,“兰台”泛指古代保管档案的机构,演变至今,“兰台”已成为档案保管机构和档案工作的代名词,档案工作者也被称为“兰台人”。

1998年,一纸调令将杨红燕带到了黄石市公安局指挥部,开始管理档案。道阻且长,行则将至。如今,52岁的她已经在这个岗位上干了26年。26年里,杨红燕始终穿梭在档案库房和一本本卷宗之间,留下了“兰台人”厚重的足迹,也留下了对档案事业凝重深沉的爱,多次受到表彰,先后5次被湖北省档案局、湖北省公安厅、黄石市档案局评为“档案先进个人”。

“档案室是我的辖区,要守护好我的阵地”

“初入警营,我觉得警察应该是除暴安良、一身正气的形象。”初次看到眼前的档案架,杨红燕内心有点抵触,不甘做一名默默无闻的档案管理员。

彼时,杨红燕对档案的概念一无所知,根本不了解档案工作有分类、排列、编号、装订、编目、入库等诸多流程,并且一环扣一环。在她看来,档案管理只是简单地整理资料,枯燥乏味,机械繁琐。

第一次处理文书档案,杨红燕觉得“只要把这些资料整理好就行了,不管内容怎么样”。她发现,有的文件处理签上,领导没有签批意见。于是便认为这样的文件没有存档价值,她把这些文件都抽了出来,只把一些重要的、有领导签批意见的文件进行存档。

“后来发现,要找一些档案的时候找不到,然后我就主动联系市档案馆,请教相关知识。”通过参加专门的档案培训,杨红燕才知道一份文件展现着一件事情的办理流程,文件处理签的存档,显示了领导对这项事情的处理意见,也体现着这项工作的落实情况,关系着每个部门的职责是否落实到位。

杨红燕整理档案 通讯员供图

此后,杨红燕将每一份档案找出来重新再进行整理、编号、归档,对每一份到手的文件资料都认真审核,确保完整准确、查有可考。

“档案室就是我的阵地,这里就是我的辖区,要确保我的辖区内每一份资料都完整准确。”杨红燕在“纸堆”中开荒,一点一点把档案工作做通做顺,并且起草了黄石市公安局档案管理的各项规章制度。杨红燕以强烈的事业心和高度的责任感,严谨细致做好档案资料的搜集立卷归档工作,多年来,共检查整理档案14万卷(件)。

“档案是记录也是传承,更有正义的力量”

一张小小的纸,承载着历史的重量。看似不大的卷盒,装满卷宗,斑驳的纸张记录的是黄石公安的奋斗历程,承载的是沉甸甸的历史,是黄石公安对公平正义的守护。

“这里就是我们黄石市公安局警史馆,这里展示着我们黄石公安的发展历程和我们英雄的公安烈士的遗迹。”每一次警营开放活动,黄石市公安局警史馆作为首批全省法制宣传教育基地,都是一个必选场所,杨红燕把她和同事整理的警营档案和英雄故事不断向参观者介绍。

走进警史馆,杨红燕总有着档案工作者的光荣感和使命感,“因为这里的档案既是记录,也是传承,更展现着正义的力量。”

杨红燕在整理档案室 通讯员供图

“我在整理烈士、因公牺牲民警的档案时,得知他们牺牲时年龄最大的只有四十一岁,最小的仅二十一岁,这让我感受到极大的震撼。”杨红燕在整理档案,也在回顾黄石公安的历史。

透过一本本案卷,杨红燕看到的是办案民警一场场不辞辛苦、不惧危险的抓捕和一次次重拳出击、打击犯罪。“每一宗案件的背后,都记录着不同的故事、不同的人生,作为载体的卷宗,虽然毫无温度,但我们要把这些没有生气的‘陈档’变为‘活宝’,让这种精神得到传承。”

在杨红燕看来,她的使命是认真严谨地整理好每一份档案资料,整理好一代代公安人认真钻研业务的成果,整理好每一名民警脚踏实地仰望星空奋斗工作的故事,守住黄石公安的文化根脉,传承黄石公安精神。

“每张纸都是历史,要守护好每‘一页纸’”

整理档案易,用好档案难。随着公安工作的发展,查档业务也随之增加。查档阅卷作为档案利用最多的一种形式,如何将档案服务好公安工作,考验的是“兰台人”管理档案的能力水平。

“作为市级公安机关,先要带头把档案室做好做强,然后再向下辐射,带动各分县(市)局的档案室提档升级。”在杨红燕心中,描绘了一张“档案蓝图”。

按照“高起点规划、高标准建设”的要求,杨红燕牵头推进档案软硬件设施建设,采购计算机、高速扫描仪、复印机、照相机、净化消毒加温去湿一体机等设备,建设门禁、视频监控、消防灭火等系统,建立起档案管理规范工作流程,一个规范化、标准化、现代化的档案室已然成形。

杨红燕和她的档案室 通讯员供图

同时,信息化的发展对档案管理工作提出了更高的要求。“每一张泛黄的纸都是历史,每一段视频都是黄石公安的记录,我们做档案工作就要保存好每一份资料,守护好每‘一页纸’。”在杨红燕带领下,对每一份资料进行扫描、编号、上传,存为电子档,完成30万卷(件)的档案搬迁和7大类档案的归档整理,建立数字化档案,进一步提高档案管理和利用的现代化水平,为档案工作的高质量发展奠定了基础。

“以前查档案要先找归档号,再一卷卷翻案卷,现在直接在电脑上登录系统检索关键字就能找到,极大提高了工作效率。”作为杨红燕的徒弟,王欢介绍,师傅的努力下,让档案管理数字化,给工作带来了极大便利。

目前,黄石市公安局档案室达到了一流管理水平,全市各级公安机关的68个档案馆(室)中,2个档案室达到省特级标准,49个档案室达到省一级标准。黄石市公安局档案室的规模与业务水平在全市遥遥领先,2017年以来共接待近百家单位参观学习。

时光见证信仰,岁月磨砺初心。把平凡的事情做到极致就是不平凡,把普通的事情做到完美就是不普通。26年弹指一挥间,杨红燕把自己的全部精力投入到档案工作,默默无闻,在档案管理的田园里编织着灿烂的“兰台梦”。

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